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Conoce las Convocatorias que hay en este 2023
Quizás ya has escuchado antes el término convocatoria, pero ¿Sabes que significa? Si no lo sabes en esta entrada te lo diremos, y si lo sabes, pero quieres profundizar más en el tema sigue leyendo, pues te comentaremos cuales son los tipos de convocatoria, sus características, importancia y mucho más.
Convocatoria concepto
En cuanto al término en sí, la palabra convocar deriva del latín “convocare” y el verbo “vocare” que significa “llamar”.
Cuando las instituciones, empresas u organismos necesitan realizar determinada actividad, una reunión, por ejemplo. Realizan una convocatoria, de esta manera informan a determinado grupo a que asista a dicha reunión laboral, a un acto público o que realicen determinada actividad.
La citación o llamamiento, como también se le conoce, se realiza de forma escrita o por medio de un anuncio. La convocatoria se realiza con el objetivo de invitar a una o más personas para que asistan a una actividad, reunión o acto de cualquier ámbito, ya sea deportivo o político, etc.
Desde esta perspectiva, se denotan diferentes tipos de convocatoria. Pueden encontrarse con convocatorias de empleo, universitarias, para becas, para presenciar un acto político, etc. Más adelante te especificaremos este punto.
Incluso, hoy en día las convocatorias son muy utilizadas como estrategias de marketing. En este sentido, cuando las empresas y marcas quieren llegar a su público objetivo, utilizan las convocatorias para invitarlas a participar en sus eventos y sorteos, y de esta forma atraerlos ofreciéndoles algo a cambio. Y ¿por dónde lo hacen? A través de anuncios difundidos por las plataformas de redes sociales, por ejemplo. Aunque este es otro tema más complejo.
De esta manera puedes ver la envergadura qué puede llegar a tener una convocatoria. Y es que, se trata de una excelente estrategia para que los usuarios o seguidores realicen lo que la marca quiere en específico.
¿Por dónde se realizan?
Las citaciones o llamamientos, pueden realizarse vía correo electrónico, afiches, pendones, volantes. Cuando es un evento público, al que todos pueden asistir o es gratuito (en el caso de cursos y eventos) se realiza a través de redes sociales.
Tipos de convocatoria
Teniendo claro su significado te especificaremos a continuación cuáles son los tipos de convocatoria. Estas pueden ser general, ordinarias o extraordinarias.
General
Se trata del tipo de citación dirigida a todo público. Este puede considerarse dentro de los llamamientos públicos, para la discusión de temas de importancia para todos. Un ejemplo de este tipo de citación es para los representantes políticos, como el presidente del país.
Convocatoria Ordinaria
Este tipo de citación se realiza en un horario prestablecido y fijo. Ejemplo: en caso de tratarse de una convocatoria de empleo, durante el horario de trabajo. En caso de ser de una institución educativa, se realiza durante el horario de clase, etc.
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Convocatoria extraordinaria
Al contrario de la establecida bajo un horario y de manera regular. Este se realiza fuera de horarios establecidos. Por ejemplo, cuando las empresas realizan encuentros deportivos o de recreación para sus empleados.
Estas son las principales. Sin embargo, de allí surgen otro tipo de citaciones, entre las cuales están las siguientes.
Convocatoria de becas
En el ámbito de becas y ayuda se hace uso de este tipo de documento para fijar los requisitos, tipo de financiación, rango de edad, materias, etc. Para que la comunidad estudiantil acceda a este tipo de beneficios.
En caso de tratarse de becas para el extranjero, ubica los gastos de beneficiario, duración y tipo de ayuda, entre otros aspectos definidos por la institución en cuestión.
Convocatoria laboral
En este caso incluiremos también la convocatoria de empleo. Se hace uso de este tipo de citación para llevar a cabo reuniones de trabajo dentro de las organizaciones, ya sea para definir objetivos en cuanto a ventas, por ejemplo. O para informar a la comunidad sobre vacantes disponibles para nuevos trabajadores en la organización, informándoles de los requisitos y horarios de entrevista.
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Convocatoria de cursos
Así mismo, las organizaciones e instituciones estudiantiles hacen uso de ellas para el aviso a la comunidad, ya sea de empleados o estudiantes, para la realización de cursos dentro o fuera del ente en cuestión. Informándoles del día y horario para su asistencia.
Convocatorias deportivas
En cuanto a eventos deportivos, se lleva a cabo para convocar a los jugadores para realizar un partido, o bien para realizar prácticas. Así como también, se utilizan para definir qué jugadores participarán en los siguientes torneos, nacionales o regionales.
Igualmente, durante los mundiales el entrenador o equipo técnico realiza las convocatorias pertinentes para organizar a los jugadores que se presentarán en los partidos.
Convocatoria escolar o universitaria
Son realizadas por el ente educativo para llevar a cabo actividades de registro y pre registro por parte del cuerpo estudiantil. Así como requisitos y documentación a presentar en las sedes en específico; o bien para presentar exámenes de admisión.
Igualmente se utilizan para llevar a cabo reuniones con los padres de los alumnos, ya sea para entrega de boletines o promedio de notas. También para discutir temas que le competen a la comunidad escolar en general.
Convocatoria pública
Se trata de una citación dirigido a la sociedad o comunidad para llevar a cabo cualquier evento. Como por ejemplo, las convocatorias realizadas por representantes políticos para llevar a cabo un debate público, una inauguración, o evento en general.
Convocatoria de acreedores
En este caso, se trata del llamamiento por parte de una empresa a sus acreedores, para llevar a cabo cualquier tipo de negociación. Por ejemplo, este tipo de citación puede ser realizada por parte de una empresa deudora con sus acreedores, y de esta forma llegar a un acuerdo de aplazamiento de deuda.
De esta forma la empresa pueda pagar dicha deuda y el acreedor pueda cancelarle la deuda.
Estos son solo algunos de los tipos de convocatorias que puedes encontrar en instituciones o empresas.
Estructura de una convocatoria
Las convocatorias están compuestas de tres partes fundamentales y de esta forma sean comprensibles para el público al que van dirigidas. En este sentido, se componen de inicio, cuerpo y final.
Inicio: para el inicio cuando se trata de una convocatoria por escrito se sugiere que el documento cuente con el membrete oficial de la empresa o la institución escolar y universitaria. En caso de las marcas, debe contar con el logo.
Cuerpo: en esta parte del texto debe ir el texto, el motivo del evento o reunión que se llevará a cabo. Así como también, los datos de fecha, dirección y hora, redes sociales y número de WhatsApp.
Final: En esta parte de la citación se coloca por lo general, la fecha y dirección del lugar donde se realizó dicho documento.
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Características de una convocatoria
Cuando se trata de citaciones es necesario que aparte de llevar la estructura mencionada anteriormente, deben llevar ciertas características para ser realizadas de forma correcta. A continuación, te comentamos cuáles son.
Ubicación en tiempo y espacio: en primera instancia es importante ubicar al público de la dirección donde se llevará a cabo la reunión o el evento. Además de la hora, de esta forma los asistentes tendrán claro desde el primer momento donde se realizará.
Nombre del convocante: otro de los aspectos a ser incluido en el documento es el nombre de quien los esta convocando a dicha reunión. Este puede ser una persona en particular, una empresa o institución escolar o universitaria.
Claridad: continuamos con este aspecto que es uno de los más importantes. Se trata de un documento claro con detalles relevantes, es decir, no es necesario que incluya detalles menores. Ya que, de lo contrario se perdería el interés por parte del público solo por tratarse de un documento tan largo.
Anticipación: por último y no menos importante, es necesario que el documento o anuncio en cuestión se dé con anticipación. De esta manera, los asistentes tendrán suficiente tiempo para organizarse y poder asistir a dicho evento o reunión.
¿Por qué es importante?
La importancia de este tipo de documento o anuncio radica en lo que se quiera lograr con el mismo. Se hace uso del mismo para que determinada persona o grupo de personas se reúnan en un determinado lugar y realicen una acción en específico.
Gracias a este tipo de anuncios se puede verificar que tan popular es un personaje público o una marca, por ejemplo. Además de determinar la cantidad de personas que visitan un sitio en particular.
Siempre que se tengan en cuenta los parámetros básicos de este tipo de acción, se lograrán obtener resultados positivos, además de un acercamiento entre ambas partes.
En el aspecto de convocatoria de empleo, se logra dar con el perfil requerido para la vacante o vacantes disponibles.
¿Cómo convocar a un grupo?
Para realizar una convocatoria es necesario hacerla en un lenguaje sencillo, corto y directo al grano. De esta manera no perderás el interés por parte del público. Además, debe contar con un diseño sencillo pero que logre captar la atención de las personas, motivarlas a que asistan a su evento.
Y no se debe olvidar, aspectos tan importantes como: la fecha, hora y el lugar del evento o reunión.
¿Cómo se debe comunicar la convocatoria?
El texto de este tipo de documento, debe ser claro y conciso para no perder la atención del público al que se desea invitar al evento o reunión. Además de contener los aspectos más importantes que son la fecha, hora y el lugar del evento o reunión.
Cabe destacar, que esto va a depender en gran medida del tipo de convocatoria que se esté realizando. Ya que, al tratarse de un evento por parte de una empresa, al que se quiere que asista la mayor cantidad de personas para la promoción de un producto, es necesario que se trate de un texto llamativo y directo.
En el caso de instituciones públicas, escolares o universitarias. Se debe tratar con un lenguaje más formal, pero igualmente directo, resaltando los datos más importantes que son la fecha, hora y el lugar.
¿Cómo hacer una convocatoria exitosa?
Esto va a depender, como ya se ha indicado anteriormente, del tipo de convocatoria que se vaya a realizar. En el caso de las convocatorias de empleo, es importante estructurar formularios propios, las cuales deben ser especificas para el puesto que desean ocupar en la empresa en cuestión. De esta forma se podrá seleccionar el mejor perfil entre los postulantes.
En caso de realizar una convocatoria para una marca o empresa, dependerá de lo que se quiera lograr con la misma. Si se trata de un evento, se debe redactar un texto llamativo que logre captar la atención del público al que se desea llegar, y que quieras obtener como cliente y fidelizarlo con tu marca. En este caso se trata de un estudio más profundo de mercado.
¿Dónde son difundidas?
Normalmente, las convocatorias suelen aparecer en centros públicos, parques, plazas. Así como en medios de comunicación, como: la radio, la tv, y periódicos, es lo más común.
Hoy en día también se pueden ver en redes sociales, las marcas y empresas, así como instituciones públicas realizan sus respectivas convocatorias en las diferentes plataformas digitales. Es una de las estrategias que mejor funcionan en la actualidad, ya que todos hacen uso de ellas. Además del correo electrónico, y las diferentes plataformas de las que hagan uso las empresas.
¿Cómo se hace una convocatoria de empleo?
La convocatoria de empleo debe incluir la siguiente información, la modalidad de contratación, las vacantes disponibles, plazo estimado del contrato, fecha de presentación de la oferta laboral, tipo de vestimenta.
Sin embargo, te detallaremos lo que incluyen otros tipos de convocatorias.
En caso de las convocatorias públicas, además de indicar la fecha, hora y el lugar. Deberán incluir el tema a tratar, para de esta manera generar en el público el interés en asistir.
Por otro lado, las convocatorias laborales aparte de indicar el día, la hora y la fecha. Es necesario que indiquen el tema a tratar, de esta forma el empleado se preparará para dicha reunión.
Las convocatorias escolares y universitarias, incluyen, aparte del lugar, fecha y hora. Los diferentes requerimientos para el registro o pre-registro de la comunidad estudiantil, así como sedes de aplicación de examen nacional, entre otros puntos relevantes según el tema a tratar.
¿Qué tipo de texto es la convocatoria?
Se trata de un texto informativo, donde se detallan aspectos relevantes para determinada reunión o evento. Es importante realizar un texto claro y conciso, para darle la información relativa del mismo a todas las personas a las que se quiere que asistan a dicha reunión.
Entre otras cosas se debe indicar el día, la hora, el lugar y el tema a tratar. O de lo que se trata el evento.
¿Cuáles son las bases de la convocatoria?
En el caso de las convocatorias de empleo, tienen como base la provisión de puestos de trabajo.
¿Cómo redactar una convocatoria?
Al momento de redactar cualquier tipo de convocatoria, es importante tener en cuenta aspectos básicos para dicho texto. Y es que, es importante redactarlo de una manera clara para que no hallan confusiones tras su publicación.
Cuando se trata de citaciones escolares o universitarias, para la realización de eventos, concursos o sorteos, es necesario que el encargado de la redacción del mismo preste especial atención en la forma de dirigirse al público y la manera en que comunica dicha información.
Pasos para la redacción de la redacción de la convocatoria escolar o universitaria.
- Antes de redactar tener en cuenta si el evento o concurso a realizar va acorde con los valores de la institución. Las actividades a llevarse a cabo deben estar libres de situaciones que pudieran comprometer a la institución en cuestión.
- Redactar la convocatoria en este aspecto, es necesario tener en cuenta que si se desea promocionar la imagen de la institución como estrategia. Al momento de redactar dicho anuncio, este debe ser lo más claro posible, así como breve. Evitar a toda costa redundar, ofrecer detalles menores que no van al caso, así como los párrafos extensos.
- Revisar la convocatoria es recomendable que, al momento de tener redactado el anuncio o el documento, este sea revisado por un abogado, así como representantes administrativos de la institución, y si es posible alumnos también. Esto, con la intención de ver si el texto es lo suficientemente claro para todos; de no ser así, es necesario mejorarlo. Recuerda que cualquier duda que pudiera generarse luego de su publicación, estas se pueden responder a través de las redes sociales, por ejemplo.
- Publicar la convocatoria una vez listo el texto y revisado, se podrá proceder a publicarlo. El anuncio puede realizarse en la página web de la institución, así como en las redes sociales.
Es importante publicar con tiempo de antelación al evento, esto podría ser quince días antes, por ejemplo. Esto dará suficiente tiempo para que el aviso llegue a la mayor cantidad de personas posibles.
Últimos consejos
En caso de tener la misma duda de parte de varios usuarios, es decir, que sea recurrente la misma pregunta. Será necesario darle un cambio al texto, por ello debe publicarse con suficiente tiempo de antelación, de esta manera habrá tiempo de ajustar y realizar los cambios necesarios.
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¡Me encanta la palabra convocatoria! Me hace sentir importante y con ganas de unirme a todas. ¿Alguien más?
¿Por qué hay tantas convocatorias? ¡Espero que no nos estén convocando para invadir Marte!
No entiendo por qué hay tantas convocatorias, ¿acaso necesitamos más burocracia en nuestras vidas?
Vaya, parece que alguien está un poco cansado de la burocracia. Entiendo tu punto, pero a veces las convocatorias son necesarias para lograr cambios y mejoras. Aunque no siempre lo parezca, ¡hay quienes realmente trabajan para hacer la diferencia!